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标题:
行政版DeepSeek运用指南,让你轻松提效
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作者:
A6Qua4jMtW
时间:
11 小时前
标题:
行政版DeepSeek运用指南,让你轻松提效
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最近DeepsSeek比较火，大家都在讨论如何向DeepSeek发问才能实在处理成绩。
为了让行政er可以经过有效合理的发问，借助DeepSeek获取更具针对性和价值的信息，提升工作效率和决策质量。小知基于行政工作的几大常见场景为大家预备以下内容，希望可以协助各位行政伙伴们提升与人工智能的对话才能。
01
如何与DeepSeek有效沟通？
首先大家要清楚想要运用好DeepSeek，关键核心在于与它停止有效沟通，即让DeepSeek可以听明白你的需求。
就像如今网络上很多人提及的“口令”“指令”“话术”等也说的都是同一个成绩，这些提示词就是你与AI沟通的“便捷言语”，考验的是你的「表达才能」，而这种才能也是需求不断练习的。
由于即便是面对像DeepSeek这样弱小的AI，假如你不说清楚你的需求，他也只能给你一个模糊不清的答案。在这里小知想分享几个小技巧，来协助大家与DeepSeek停止有效沟通。
1、常规发问模版
小知经过几次运用发现，DeepSeek（后面简称DS）与过去的一些AI还是有很大区别的，DS更像是一个有思索才能、有人情味的AI，那么在于它停止沟通时，运用简单明晰的表达方式效果更好！
结合大家阅历与多次实验，小知很引荐一个简单又超级适用的「四步发问法」：
背景+义务+要求+补充
比如，你可以这样描画你的成绩：
「背景」我是一名企业行政；
「义务」需求一份春季团建活动方案；
「要求」预算在2000元以内，参与人数20人，方案要详细描画活动的全体构思、各个环节的详细内容、场地布置、人员分工以及活动预算明细，方便向指导和员工展现；
「补充」我们公司年轻员工比较多，整场活动要有创意有活力，并结合当下抢手玩法。
这样描画的好处在于：
背景信息让DS了解你的处境；
详细义务明白你的需求；
限制条件指明关键要求；
补充阐明添加重要细节。
这样发问不只能让DS更好地了解你的需求，还能避免它了解偏向或者回答跑题。要知道，和DS对话保持简单明晰才是重点！它的推理才能很强，只需你把需求阐明白，它就能了解你的意图，并给出令人惊喜的回答。
下面小知将以上成绩停止展现，先来看错误示范⬇️
❌发问：我需求一份春季团建方案。
输入结果👇
*上下滑动查看结果
再来看按照“四步发问法”停止发问是如何回答的⬇️
✅发问：我是一名企业行政，需求一份春季团建活动方案。预算在2000元以内，参与人数20人，方案要详细描画活动的全体构思、各个环节的详细内容、场地布置、人员分工以及活动预算明细，方便向指导和员工展现。我们公司年轻员工比较多，整场活动要有创意有活力，并结合当下抢手玩法。
输入结果👇
*上下滑动查看结果
2、分解复杂义务
假如遇到一些比较复杂的义务，就需求我们协助DS停止义务拆解。接上去小知用“年终总结”为例，告诉大家怎样一步步指点DS完成高质量写作。
第一步：
明白年终总结结构
示例：“我想写一份2024年度行政工作年终总结，请你帮我梳理一下年终总结的结构，我希望包括工作概述、次要成就、应战与成绩、自我反思和将来计划。”
第二步：
根据年终总结结构继续输入后面几部分的内容
示例：“请按照下面的构成，帮我详细展开后面内容：我往年次要担任公司日常行政事务、活动策划和员工福利管理；成功组织了公司年会和几次大型活动，还优化了办公用品采购流程；在活动策划中遇到了预算紧张的成绩，最终经过优化方案处理了；我觉得往年在活动策划方面做得不错，但在工夫管理上还有提升空间；计划提升本人的项目管理才能，并希望优化公司的行政流程。”
第三步：
让DS检查年终总结内容错误，核对信息
示例：请细心阅读整篇内容，重点检查：
1）总结中提到的数据和理想能否准确；
2）各部分之间的逻辑关系能否迟滞；
3）能否存在前后矛盾的点；
4）专业术语适用能否预备。如发现成绩，请详细指出并给出修正意见。
第四步：
请阅览年终总结，并停止优化
示例：请从以下方面优化年终总结
1）运用小标题分段，让结构了如指掌；
2）精简全白话语，避免冗长让内容更简约有力；
3）在总结中加入一些图标或表格来展现数据。
3、延续发问技巧
另外要降低预期，不要指DS能一次性完成你想要的内容，需求经过继续发问的方式让它优化内容，直到符合你的要求。
以下面春季团建方案为例，DS写的第一版方案没有很好地结合“年轻员工”与“抢手玩法”，这时分别急着否定，而是可以继续对话：
全体方案都很不错，但我觉得可以与“年轻员工”“抢手玩法”结合得更好，能否从以下几方面停止优化：
1)如何根据年轻人的属性，设计破冰环节？
2)结合近期抢手电影“哪吒”，优化哪一部分让活动更有吸引力？
假如修正后的方案还不够完善，还可以针对你想要的点继续发问，这个过程就好像教师在引导先生，每一次对话都在协助方案愈加完善，关键在于：
a.要有耐烦，不等待一步到位
b.给出明白的优化方向
c.按部就班，一个方面一个方面地改进
d.及时总结和归纳，确保方向正确
02
行政工作中的几个常见场景
清楚如何与DS停止有效沟通就非常简单啦，下面小知将按照行政工作中常见的几个场景为大家分享有效发问话术：
1、活动策划
场景：
策划公司年会、团建活动等
发问话术
a.策划公司年会：
公司要举行年度总结大会暨年会，参会人员包括公司全体员工、部分重要客户和合作伙伴，估计人数「X」人。年会场地已定在「场地称号」，工夫为「详细日期」，时长约「X」小时。请根据年会的性质和参会人员，策划年会流程，包括收场环节、指导致辞、年度总结报告、节目表演、晚宴安排、互动游戏等内容，同时设计年会的宣传海报文案和约请函模板，突出公司特征和年会亮点，方便向指导汇报和筹备相关工作。
往年公司年会希望突出公司的企业文明和品牌笼统，并且添加线上线下同步直播的环节，以满足无法现场参加的员工和合作伙伴的需求。请根据这些要求，制定年会策划方案，包括线上线下活动的详细安排、直播平台的选择和技术支持、互动环节的设计（如线上抽奖、弹幕互动等）、年会视觉设计（如主题色、logo 运用等）以及活动预算，以详细的活动策划书方式输入，确保年会的顺利举行和良好效果。
b.策划团建活动
公司预备在「工夫」举行一次大型团建活动，除了常规的团队建设项目外，还希望融入一些创新元素，如结合当下盛行的沉浸式体验活动。请根据公司的需求和预算（预算为「X」元，参与人数约「X」人），设计一份富有创意的团建活动方案。方案要详细描画活动的全体构思、各个环节的详细内容、场地布置、人员分工以及活动预算明细，方便向指导和员工展现。
作为公司行政人员，计划组织一次员工团建活动，预算为「X」元，参与人数约「X」人，活动工夫定在「详细周末日期」。希望活动能加强团队凝聚力、缓解员工工作压力。请根据预算、人数和工夫，设计团建活动方案，包括活动主题、活动地点（室内或户外均可）、活动流程（详细到每个环节的工夫安排和内容）、餐饮安排、所需物资清单以及留意事项等，以活动策划书的方式输入，确保活动顺利展开。
2、报告生成器
场景：
撰写工作总结、数据分析报告、日报/周报/季报等
发问话术
a.年终总结
我是一名企业行政，想要你帮我写一份年终总结，我希望包括工作概述、次要成就、应战与成绩、自我反思和将来计划。我往年次要担任「公司日常行政事务、活动策划和员工福利管理」。我成功组织了「公司年会和几次大型活动」，还优化了「办公用品采购流程」。不过我在「工夫管理上」还有提升空间，明年我计划「提升项目管理才能」，并希望进一步优化行政流程。你能帮我写一份详细的年终总结吗?
还可以让DeepSeek做你每日信息整理助手，帮你合理安排工夫，记载明天的事情，总结呈现⬇️
3、会议组织安排
场景：
会议策划、会议纪要整理
发问话术：
a.会议策划
我是「公司称号」的行政人员，要为公司组织一场主题为“会议主题”的会议，参会人员包括「详细人员」，会议时长约「时长」，安排在「详细日期与工夫段」。请根据会议主题和参会人员级别，制定详细的会议议程，包含收场致辞、各议题讨论顺序及工夫分配、中场休息安排、总结发言等环境。同时，提供一份会议掌管稿框架，突出引导讨论和把控会议节拍的要点。
b.会议纪要整理
我刚参加完 “「项目称号」进度沟通会”，会议次要围绕项目停顿、遇到的成绩及处理方案展开讨论。参会人员提出了如优化项目流程、添加人力支持等建议。请根据上传的会议内容文字信息，帮我整理一份会议纪要。纪要内容要包含会议基本信息（工夫、地点、参会人员）、会议次要内容、讨论的成绩及对应的处理方案、下一步工作计划以及待办事项和责任人，以表格方式呈现，方便明晰查看和后续跟进。
🌟关于会议纪要，有三点要特别留意：
1、录音转重点（需求上传录音文件）
指令：“提取关键决策：用「决议事项」「责任人」「工夫节点」三栏表格呈现，红色标注有争议内容”
2、举动清单
诘问：“把会议内容转化为SMART准绳义务清单，标注需求跨部门协作的事项”
3、可视化呈现
高阶指令：“把项目工夫线转化为甘特图代码（Mermaid语法格式），用❗️标注关键依赖节点”
小tips：输入“开启工夫戳形式”可自动标注每个议题讨论时长
4、告诉文案撰写
场景：
发布公司外部告诉、会议告诉、活动告诉等
发问话术：
a.会议告诉
我需求写一份关于「告诉主题」的告诉，会议工夫为「详细工夫」，地点在「会议地点」，内容包括「告诉内容」。请以正式、简约等言语撰写会议告诉，涵盖会议主题、目的、工夫、地点、参会人员要求、需提早预备的事项等内容。邮件结尾提示员工准时参会并确认回复，以邮件注释格式输入。
b.活动告诉
公司即将举行「活动主题」活动，活动工夫为「详细工夫」，地点在「活动地点」，内容包括「活动内容」。请为我写一份微信工作群告诉，言语亲切且具有吸引力，可以惹起员工关注促使他们按时参加，并运用emoji，直接输入告诉内容。
小tips：输入你想要的风格“活泼的”、“正式的”、“幽默的”等可以切换人格
5、邮件撰写
场景：
撰写工作邮件、约请函、感激信等
发问话术：
a.工作邮件
我需求写一封工作邮件，主题是关于「邮件主题」，收件人是「收件人」，内容是「简要描画邮件内容」，语气需求「正式/礼貌/简约」。你能帮我写一封合适的邮件吗？
我要告诉部门同事下周的会议安排，会议工夫是「工夫」，地点是「地点」，需求预备「材料」。你能帮我写一封简约明了的工作邮件吗？
b.写约请函
我需求写一封约请函，约请「受邀人」参加「活动称号」，活动工夫是「工夫」，地点是「地点」，活动内容是「简要描画活动内容」。你能帮我写一封得体的约请函吗？
我要约请客户参加我们公司的新品发布会，工夫是「工夫」，地点是「地点」，活动亮点是「亮点」。你能帮我写一封正式的约请函吗？
c.写感激信
我需求写一封感激信，感激「感激对象」在「事情」中的协助/支持，详细贡献是「简要描画贡献」，语气需求「真诚/正式/亲切」。你能帮我写一封合适的感激信吗？
我要感激合作伙伴在项目中的大力支持，他们的贡献是「详细贡献」，希望表达我们的诚挚谢意。你能帮我写一封感激信吗？
6、数据整理分析
场景：
整理Excel表格数据、生成数据报表、停止数据分析等
发问话术：
a.整理Excel
我有一个Excel表格，外面是「描画数据内容，如员工信息、采购记录等」，如今需求「整理需求，如按某列排序、删除反复项、合并单元格等」。你能告诉我详细操作步骤吗？”
我需求整理一个包含「数据内容」的Excel表格，目的是「整理目的，如将数据按部门分类、提取特定条件的数据等」。你能帮我设计一个整理方案吗？”
b.生成数据报表
我需求将「数据内容，如销售数据、库存数据等」整理成一份数据报表，报表需求包含「关键数据，如月度汇总、分类统计等」，格式要求是「如表格、图表等」，请帮我设计一个报表模板。
我有一个Excel表格，外面是「数据内容」，如今需求生成一份「报表类型，如月度销售报表、年度预算报表等」，重点展现「关键目的，如增长率、占比等」。
c.数据分析
我有一个Excel表格，外面是「数据内容」，如今需求分析「分析目的，如趋向、对比、相关性等」，并得出「结论，如哪些要素影响了却果」。你能帮我设计一个分析方案吗？
我需求分析「数据内容」，目的是「分析目的，如找出异常值、预测将来趋向等」，你能告诉我用什么分析方法或工具吗？
额外提示：
假如需求运用特定的工具，如Excel函数、数据透视表、图表等，可以在话术中提到。
7、资产管理
场景：
固定资产清点、资产采购与处置决策
发问话术：
a.固定资产清点
作为公司行政人员，要对公司固定资产「如办公家具、电子设备、车辆等」停止片面清点。请提供一份固定资产清点方案，涵盖清点流程「如后期预备、实地清点、数据核对等环节的详细操作」、清点表格模板「含资产编号、称号、规格、数量、购置工夫、运用部门、存放地点等信息」、清点人员安排以及清点结果处理方式（盘盈、盘亏的处理方法），确保清点工作有序停止。
公司计划在本季度末对固定资产停止清点清查，工夫较为紧张。请根据公司过往清点阅历和现有资产规模，制定一份高效的清点计划，突出关键工夫节点和重点工作安排。同时，提供在清点过程中能够遇到成绩的处理方案，如资产信息不残缺、资产损坏等状况的处理办法，以项目工夫计划表结合文字阐明相结合的方式输入，便于执行和跟踪。
b.资产采购与处置决策
公司思索采购一批新的办公电脑，预算为「X」元，估计运用年限为「X」年。市场上有多种品牌和型号可供选择，各有不同的配置和价格。请根据公司办公需求（如日常办公软件运用、图形设计需求等），分析不同品牌型号电脑的性价比，提供采购建议，包括引荐的电脑型号、采购数量、采购渠道以及估计总费用。同时，对于公司即将淘汰的一批旧电脑，给出合理的处置建议（如出售、捐赠、报废等）及操作流程，以报告方式呈现，辅助公司做出合理的资产决策。
公司需求采购一批办公桌椅，以满足新办公室的需求。办公室可包容「X」人办公，风格倾向于简约古代。请结合市场上办公桌椅的样式、质量和价格信息，引荐合适的办公桌椅组合，包括桌椅的材质、尺寸、颜色等详细参数，以及供应商信息和估计采购成本。另外，对于公司现有部分损坏但仍有一定价值的办公桌椅，提供维修和再应用的方案，以降低采购成本，以方案报告方式输入，为采购决策提供参考。
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